Защита персональных данных: можно ли приобщать копию свидетельства о рождении в личное дело ученика

Документы для зачисления в учреждение образования: как не нарушить Закон о защите персональных данных.

Законодательством определено, что с 12 июня по 15 августа 2023 года учреждения образования будут принимать документы для зачисления в 1 класс, с 12 июня по 28 августа — во 2—11 классы.  Учреждения образования информируют на сайтах учреждений образования и информационных стендах о документах, которые родители будущих учеников должны предоставить для зачисления в учреждение образования. В частности, многие школы просят предоставлять свидетельство о рождении ребенка и его копию. Сложившаяся практика такова, что копия свидетельства о рождении прилагается к заявлению и иным документам и в последующем обрабатывается учреждением образования. Давайте разбираться, какие все-таки документы должны быть предоставлены для поступления в первый класс. Общие требования к приему (зачислению) лиц для получения общего среднего образования в учреждениях образования установлены статьей 151 Кодекса об образовании. Порядок приема (зачисления) в учреждения общего среднего образования лиц для получения общего среднего образования регламентирован главой 7 Положения об учреждении общего среднего образования, утвержденного постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 19 сентября 2022 года № 322 “Об учреждении общего среднего образования” (далее — Положение).

Надежда ШВЕД, заместитель начальника управления методологии защиты персональных данных Национального центра защиты персональных данных

Так, в соответствии с пунктом 67 Положения, прием (зачисление) лица для получения общего среднего образования осуществляется на основании: заявления, которое подает законный представитель несовершеннолетнего (прием (зачисление) лица, которое достигло возраста 14 лет, в учреждение образования для получения общего среднего образования осуществляется на основании его заявления и с согласия одного из его законных представителей), при предъявлении свидетельства о рождении или документа, удостоверяющего личность, медицинской справки о состоянии здоровья, если иное не предусмотрено статьей 151 Кодекса об образовании и данным Положением. Как видим, среди этого перечня копия свидетельства о рож­дении отсутствует.

Вместе с тем, как следует из поступающих в Национальный центр защиты персональных данных обращений законных представителей несовершеннолетних, а также выборочного мониторинга сайтов учреждений образования, школы при приеме документов требуют предоставления копии свидетельства о рождении ребенка, которую приобщают к заявлению законного представителя.

В пункте 75 Положения перечисляются документы, которые должны храниться в личном деле учащегося, в числе которых копия свидетельства о рождении не значится, но предусмот­рена личная карта ученика.

Роль свидетельства о рождении или документа, удостоверяющего личность, при подаче документов, очевидно, заключается в том, чтобы, во-первых, удостовериться в достижении ребенком шестилетнего возраста в силу требований пункта 3 статьи 151 Кодекса об образовании, во-вторых, для заполнения личной карты ученика, в которой наряду с прочими сведениями указываются дата рождения ребенка, номер и дата выдачи свидетельства о рождении или документа, удостоверяющего личность, фамилия, имя, отчество законных представителей учащегося.

Статьей 4 Закона Рес­публики Беларусь от 7 мая 2021 года № 99-З “О защите персональных данных” (далее — Закон) установлены общие требования к обработке персональных данных, обязательные к исполнению всеми операторами и уполномоченными лицами.

В частности, пунктом 2 данной статьи определено, что обработка персональных данных должна быть соразмерна заявленным целям их обработки и обеспечивать на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (пункт 5 статьи 4 Закона).

С учетом объема персональных данных, содержащихся в свидетельстве о рождении, как правило, изготовление и хранение операторами (учреждениями образования) копии этого документа влекут избыточную обработку персональных данных по отношению к заявленным целям (например, сведения о национальности родителей несовершеннолетнего, относящиеся к специальным персональным данным, и т.п.), что нарушает требования статьи 4 Закона.

При этом анализ законодательства об образовании не позволил выявить наличие правовых норм, уполномочивающих учреждения образования истребовать (изготавливать) и приобщать к пакету документов при приеме (зачислении) лица для получения общего среднего образования копии свидетельства о рождении.

Таким образом, у учреждения образования отсутствуют правовые основания для приобщения копии свидетельства о рождении в личное дело учащегося и последующего ее хранения.

Учитывая изложенное и по итогам проработки рассматриваемого вопроса с Министерством образования, изготовление и приобщение к пакету документов при приеме (зачислении) лица для получения общего среднего образования копии свидетельства о рож­дении не соответствует законодательству и, соответственно, не следует требовать предоставления копии свидетельства о рождении от законных представителей несовершеннолетнего.